Secrétariat médical, les questions que vous vous posez

  • Réseau, téléphonie, logiciels :

Les outils nous permettant de réaliser cette qualité sont au confluent de trois techniques : la maîtrise des flux téléphoniques, la mise en réseau des moyens et ressources, des logiciels spécialisés (société ABM) et bases de données conçues pour les activités médicales.

  • La souplesse du transfert de ligne :

Toujours maître de la configuration que vous désirez, vous nous donnez la ligne, vous reprenez la ligne, nous vous passons les appels ou prenons le message... Il est nécessaire que nos secrétaires soient parfaitement informées de votre manière de travailler.

  • La prise de rendez-vous, souplesse des créneaux :

Vous définissez vous-mêmes les règles que vous souhaitez voir appliquer pour la prise de rendez vous : durée de consultation selon le cas, plages de rendez-vous, urgences, créneaux de « respiration », etc.

  • La continuité du service, horaires, flux d'appels :

Afin d'assurer une totale continuité, le système prend en charge le flux d'appels et le dirige vers la personne appropriée en fonction de sa disponibilité, connaissance du dossier, etc. Les horaires élargis (de 8h à 20h) permettent d'assurer une présence qui répond le plus largement possible aux besoins des patients. En dehors de ces horaires, un répondeur informe les patients.

  • La personnalisation, à deux niveaux :

Tout appel vous concernant est présenté automatiquement à la secrétaire médicale la plus appropriée, qui reçoit automatiquement votre dossier à l'écran. Chaque dossier est personnalisé selon les choix et préférences de chaque praticien et les instructions qui vous concernent sont mises en exergue.

  • L' « ubiquité » des dossiers, via Internet :

Notre outil, en s'appuyant sur le réseau Internet à très haut débit, permet une totale simultanéité du travail conjoint, au cabinet, et au secrétariat. Si vous-mêmes prenez un rendez-vous sur notre système, nous en avons connaissance immédiatement et réciproquement. Que ce soit de chez vous ou de chez nous, nous travaillons sur le même dossier, mis à jour en temps réel, ce qui est un atout important pour la qualité et l'efficacité.

  • Les instructions :

Ce sont vos instructions et consignes. Elles sont rédigées spécifiquement pour vous. Le soin apporté à leur rédaction, précision, clarté, est essentiel pour se prémunir contre tout risque d'approximation, et pour personnaliser le service sur-mesure, pour vous.

  • La transparence, « je vous mets en communication avec le docteur... » :

Tout se passe comme si la secrétaire se trouve dans la pièce à coté. Si le patient doit vous parler et si vous êtes présent, nous vous mettons en communication avec la personne. Nous pouvons, si c'est votre choix, vous contacter en cas d'urgence, etc.

  • La connaissance de vos patients :

Notre système s'enrichit, au fur et à mesure, des données générales sur vos patients, adresse, téléphone, etc.

  • La base documentaire vous appartient :

Nous constituons une base documentaire (déontologiquement limitée) sur vos patients, vos préférences, méthodes et habitudes, les statistiques d'activité. Ces éléments vous appartiennent et vous sont communiqués si besoin est.

  • Nos statistiques, la connaissance de votre activité :

A tout moment, notre système répertorie toutes les donnés sur votre dossier, appels, messages, temps d'attente en sonnerie, temps de communication, etc. Ceci nous permet de contrôler, de mesurer les évolutions et de vous renseigner si besoin.

  • Simplicité de gestion et de facturation :

Un forfait négocié auquel s'ajoute le temps passé sur votre dossier, facturé à moitié prix. C'est le bon compromis entre les avantages du forfait et les avantages de la proportionnalité. Cette simplicité est un avantage pour tout le monde.

  • Combien cela coûte ?

Cela dépend de votre spécialité, et de vos options, habitudes, outils, choix, instructions et exigences particulières ; mais l'ordre de grandeur se situe entre 1,25 € TTC et 1,60 € TTC par appel. Toutefois nous avons aussi une formule "ECO" moins sophistiquée, et à coût minimum. La tarification la plus logique est la base horaire, en fonction du temps réellement passé sur votre dossier.

 
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